המשרד הביתי - נוח, מעוצב וייצוגי
בשנים האחרונות אני שומעת מהרבה אנשים שהם חולמים לעבוד מהבית.
החיים נעשו מאוד אינטנסיביים ומאוד יקרים.
עצמאים ושכירים מרגישים שהם עבדים של העבודה שלהם
והמגמה הכללית בעולם היא לחזור לחיים טבעיים ורגועים יותר.
*בסוף המאמר - קישורים לוידאו שלי בנושא
כיום יותר ויותר מעסיקים מאפשרים עבודה מהבית, לפחות חלקית.
במחקר שנערך בארגון העבודה הבינלאומי (ILO) נמצא כי עבודה מהבית או במיקום גמיש מאפשרת איזון בין הקריירה והמשפחה, ניהול זמן מותאם אישית, ניצול השעות לעבודה במקום לנסיעות – גורמים המגדילים באופן משמעותי את פריון העבודה.
החיסרון שעלה מתוך המחקר הוא בנושא גבולות – העובדים מהבית עבדו יותר שעות ולעיתים חשו התמוססות הגבול שבין המקצועי לאישי.
ונקודה נוספת היתה התייחסות לגורם שפוגע ביעילות העבודה - סביבת עבודה לא מתאימה.
אלה בהחלט נקודות למחשבה..
איך עושים את זה נכון? על מה לחשוב ומה לקחת בחשבון?
לפי השקפת העולם שלי, דווקא החיבור של ביזנס ופלז'ר, של עבודה ובית, תורם לתחושת השייכות שהיא צורך בסיסי שלנו כבני אדם ועוזרת להפוך את העבודה ליעילה יותר.
מה הקשר? כשבני המשפחה מכירים מקרוב את העבודה שלי ויודעים מה אני עושה, גם הם מרגישים שייכים. שותפים ומחוייבים למטרה.
עבור מי שעובד בבית - החיים לא מתחלקים לשניים בין בית ועבודה – אלא מעגל חיים אחד שלם.
כמעט כמו שהיה פעם בטבע, רק שהליקוט והציד כבר לא נעשים בשדות.
הדרך שלי לתכנון עסק או מקום עבודה מהבית, מתייחסת לארבעה גורמים על פי תפיסת השייכות המבוססת על יחסי הגומלין שבינינו לבין הסביבה:
1. מיקום סביבת העבודה בתוך הבית – שיקולים שונים בבחירת מקום
2. נוחות ובריאות בעבודה – מה שנקרא בשפה מקצועית "ארגונומיה" – הנדסת אנוש
3. תאורה נכונה – שהיא תנאי לעבודה יעילה וגם לתחושה טובה
4. התדמית הרצויה - לעצמנו (קודם כל לעצמנו!), לבני משפחתנו (מאוד מהותי בהתנהלות הבית) וללקוחות (על מנת לייצר אמון ועסקאות)
היכן למקם את סביבת העבודה?
תלוי באופי העבודה..
כלל אחד חל על כל סוגי העבודה – היכולת להבחין בגבול שבין הבית לבין איזור העבודה.
גם אם אנחנו אוהבים לעבוד בבית ובאינטראקציה עם המשפחה – אנחנו ממש לא רוצים למצוא את הילדים משחקים במחשב שלנו (לעיתים תוך כדי אכילה או עם חברים..)
אנחנו גם לא רוצים להעיק על ההתנהלות של הבית.
השילוב של העבודה בבית – אמור להתקיים בטוב.
אם העבודה שלנו היא מול מחשב בלבד – ללא שיחות טלפון וללא לקוחות יש פחות חשיבות למיקום בתוך הבית, ובלבד שנעבוד במקום שנצליח להתרכז בו.
אם העבודה כרוכה בשיחות טלפון – נבחר מקום שקט בבית ועם דלת שאפשר לסגור.
עדיפות ברורה לממ"ד בגלל עובי הקירות והאפשרות לאטום את הדלת וגם כי זהו בדרך כלל חדר פחות טוב מבחינה בריאותית למגורים.
חדשנות טכנולוגית שהתנסינו בה לאחרונה – פגישות וירטואליות מול מסך המחשב, מעוררות גם צורך לבחון איך נראה הרקע שלנו.
אם העסק הביתי שלנו מקבל לקוחות – יש מספר נקודות שכדאי לחשוב עליהן כדי למקם נכון:
איך נראית הכניסה הביתה?
האם הכניסה מזמינה?
האם היא משדרת מקצועיות?
כמובן שהכוונה היא לא לוותר על הביתיות, אלא רק על הבלאגן בו עלול להתקל הלקוח.
איזה דרך בתוך הבית עושים הלקוחות? איך נראית הדרך הזו בבית?
לא משנה אם הבית שלנו מעוצב ובאיזה סגנון – הכניסה הביתה צריכה לשדר סדר וניקיון.
אם הבית שלנו משדר חוסר ארגון – הלקוח יחשוש (אפילו באופן לא מודע) שאנחנו לא מאורגנים גם בעבודה.
עיצוב שנראה טוב, ישדר ללקוח אכפתיות והקפדה על פרטים.
אנחנו מכניסים לקוחות אל הבית שלנו. מכניסים אותם קצת אל החיים שלנו,
אבל אנחנו בוחרים עד כמה לחשוף ומה לשדר.
כדאי שהמקום אליו יגיע הלקוח יהיה קרוב ככל הניתן לכניסה.
אני ממליצה גם לדאוג לשילוט ברור – לפחות שם ברור על הדלת.
אנחנו מעוניינים שלקוחות יגיעו אלינו בתחושת בטחון.
היסוס על סף ביתנו – לא יתרום לעסקאות טובות.
ילדים צעירים לא אמורים להיות איתנו במשרד הביתי בזמן שיש לקוחות וזה צריך להיות להם ברור.
וסביבת העבודה שלנו צריכה להיות עם אפשרות לסגירה והפרדה משאר הבית.
כשמגיע לקוח יש לדאוג לבן משפחה או בייביסיטר שיעסיק אותם.
הידיעה שיש ילדים בבית נעימה למרבית הלקוחות, אבל הלקוח צריך לקבל את ההרגשה שאנחנו פנויים ומאורגנים עבורו.
נוחות ובריאות בסביבת העבודה:
ארגונומיה, הנדסת אנוש – זהו המדע של התאמת הסביבה לאדם.
אנחנו עובדים שעות רבות ורוצים להימנע מכאבים (כאבי גב, ידיים, ראש, עיניים ועוד),
ככל שיהיה לנו נוח יותר וסביבת העבודה תתאים לנו יותר פיזית – העבודה שלנו תהיה יעילה יותר ונעימה יותר ונוכל בקלות לעבוד יותר שעות.
ארגון עמדת העבודה:
הכי נכון למקם את עמדת העבודה בחלקו האחורי של המשרד הביתי שלנו, עם הפנים אל הדלת.
האפשרות לראות מי נכנס ומי עובר מולנו אפילו אם לא נסתכל בפועל, ומה קורה בבית בזמן שאנחנו עובדים - למרבית ההפתעה, עוזרת לנו לשמור על ריכוז וחוסכת לנו מתח לא מודע וצורך להסתובב אחורה לכל רחש, שמנתק אותנו מרצף העבודה.
זהו נושא שנבדק – אדם שיושב עם הגב לפתח, דעתו מוסחת מכל רחש ומי שיושב עם הפנים לפתח מרגיש יותר בטחון ואפילו לא שם לב להפרעות כאלה.
מיקום עמדת העבודה מאחור גם נראה יותר טוב - נותן אשליה של מרחב גדול ויותר מזמין גם ללקוח וגם לעצמנו.
אגב גם לפי הפאנג שוואי מומלץ לשבת עם הפנים אל הפתח.
שולחן – בוחרים גדול ככל האפשר.
שולחן גדול גם מרשים וגם נוח יותר, אבל נקפיד על גודל שלא "יסתום" את המשרד.
המלצתי היא להשאיר מעבר של 70 ס"מ לפחות לצד השולחן למעבר והאפשרות לנקות.
על כיסא לא מתפשרים ורוכשים כיסא משרדי איכותי למרות המחיר הגבוה.
כיסא ארגונומי מותאם חוסך מחירים בריאותיים ומגדיל את זמן העבודה – פחות "טיולים לשחרור הגב".
עדיף כיסא מתכוונן שאפשר להתאים אישית למבנה הגוף שלנו.
גובה הכיסא צריך לאפשר ישיבה עם הירכיים מקבילות לרצפה כשכף הרגל מונחת משוחררת על הרצפה או על הדום ייעודי אלכסוני.
שימו לב שהכיסא לא עמוק מדי למידות גופנו כדי שקצה המושב לא ילחץ על כלי הדם שמאחורי הברכיים ואז נחוש נימול ברגלים.
מיקום המחשב תלוי בהרגלי העבודה:
נמקם את המסך כך שלא יקבל השתקפות וסינוור מהשמש או מתאורה מלאכותית.
גובה המסך – רצוי שיהיה קצת נמוך מגובה העיניים כדי למנוע מאמץ של העיניים והצואר.
מיקום המקלדת – אם מניחים את המקלדת על השולחן יש לדאוג שיהיה מקום להניח על השולחן גם את המרפקים.
אם משתמשים במגירה מיוחדת למקלדת ולא מניחים אותה על השולחן עצמו – מומלץ להנמיך את ידיות הכיסא אל מתחת לגובה המגירה ולהניח עליהן את המרפקים כך שלא נצטרך לאמץ את הידיים כדי להקליד.
התמיכה למרפקים היא חיונית.
והעכבר – קרוב ככל היותר למקלדת בכדי למנוע מאמץ של היד.
אמנים, יוצרים וכל מי שמשתמש בעכבר לשרטוט ולא רק להקלקות הקשורות בטקסט – צריך להשאיר מקום מרווח לתנועת העכבר (מימין או משמאל למקלדת – ימני או שמאלי).
גוף המחשב (שבהדרגה נעלם מהעולם) - לדאוג להכין לו מקום שלא יפריע לרגליים, לא "יגנוב" מקום על השולחן וגם מבחינה אסתטית יהיה מוסתר – עם שלל הכבלים שלו.
למי שעובד על מחשב נייד – כדאי לתכנן מראש הגבהה על שולחן העבודה במשרד ולבחור שולחן מספיק גדול כך שאפשר יהיה להניח עליו את המרפקים – למניעת כאבי כתפיים וידיים.
יש אפשרות היום להפריד בין המסך למקלדת או להוסיף מקלדת, מסך ועכבר. כדאי מבחינת נוחות.
תאורה
במשרדים תאורה היא לא רק עניין עיצובי אלא כלי עבודה של ממש.
נוחות ואיכות העבודה תלויות במידה רבה בתאורה.
כשמתכננים תאורה במשרד מתייחסים למספר מוקדי תאורה:
תאורה כללית – תאורת החלל כולו שהיא בעצם הצפת המשרד באור.
מקום מואר שומר על הערנות שלנו בעבודה ועל הרגשתנו הטובה מבחינה פסיכולוגית.
בעבר היתה חלוקה ברורה בין אור צהוב חם לאור לבן קר.
היום עם ההתקדמות הטכנולוגית ניתן לשלב ולהשתמש באור מציף שהוא לבן חם והוא משרה תחושה נעימה.
תאורה כללית היא בעלת אלומות רחבות ומפוזרות על מנת לא להצל על אזורי העבודה ולא להבהיק במסכים.
מוקד שני הוא תאורה שולחנית – במרבית המשרדים נעשית גם עבודת קריאה וכתיבה על נייר, מלבד העבודה על המחשב.
תאורה זו עדיף שתהיה של אור לבן שמסייע לנו לשמור על ערנות ומסייע לעין להתמקד.
אלומה זו צריכה להיות צרה כדי שתהיה עוצמתית יותר וכדי שלא תשתקף או תבהיק במסך המחשב ולא תסנוור. עדיף מנורה מתכווננת.
לעיתים יש צורך להאיר את אזור המקלדת – במידה והתאורה הכללית לא מספיקה או שאזור המקלדת מוצל מעט. חשוב שתאורה זו תגיע מצידי המסך ותופנה כלפי מטה.
בניגוד לתאורת אווירה בבית – במקומות העבודה שלנו תאורת האווירה תפקידה לסייע בהעברת התדמית.
ניתן להאיר על אביזרים (אקססוריז), תעודות, מוקדים מעוצבים המשדרים יוקרה, מקצועיות או טעם טוב – זהו עניין חשוב ומוסיף רושם.
ומבחינה עיצובית:
איזה תדמית אנחנו מעוניינים להעביר?
יוקרה, מקצועיות, סדר, יסודיות?
אולי דווקא קלילות?
תלוי במשרד. תלוי במקצוע. תלוי בנו כאנשים – מי אנחנו.
לא משנה מהו הסגנון המועדף עלינו - ככל שהמשרד יותר מושקע כך אנו משדרים השקעה בעבודה.
כשמעצבים לבד – הרעיון הוא לשמור על חזרתיות של צבע צורה וחומר.
חוזרים על צבעים, צורות וחומרים כדי לשדר סדר ושיטה.
איזה צבעים ישדרו תדמית רצויה?
מומלץ להתמקד בשניים או מקסימום שלושה צבעים – בכדי לשמור על ריכוז ולשדר (לאחרים וגם לעצמנו) שקט ורצינות בעבודה גם אם אזור העבודה שלנו הוא "קליל".
מאחורי בחירת צבעים יש פסיכולוגיה.
לכל צבע יש משמעות והוא משפיע עלינו באופן לא מודע.
אם מעצבים לבד, אני ממליצה להסתכל ולקבל השראה מתמונות של משרדים מעוצבים בתחומים קרובים לשלכם על מנת לבחור צבעים ואלמנטים עיצוביים.
למשל:
עבור קליניקה הייתי בוחרת בסיס בהיר בשילוב של ורוד, סגול או ירוק בהיר ואם רוצים לשדר יותר תעוזה אפשר לשלב כתום וירוק – יחד או לחוד.
למשרד עורכי דין או רואי חשבון – איזון בין בהיר וכהה כמו שילוב של לבן עם חום או שילוב של עץ בהיר, שחור ולבן.
לתחום המכירות – גווני צהוב בשילוב כחול ואדום.
באיזה חומרים לבחור?
איזה רהיטים ישדרו תדמית רצויה?
בסביבת עבודה אני מציעה לקנות רהיטים מיוחדים מחנויות בודדות ולא ברשתות גדולות ומוכרות – כדי לשדר ייחוד (מה שפחות משמעותי בבתים). זה לאו דווקא יקר יותר ומשדר את הייחודיות שלכם.
מומלץ לבחור חומרים אמיתיים או לכל היותר אם קונים "דמוי" - רק באיכות גבוהה.
הרעיון הוא לשדר לעצמנו וללקוחות יוקרה והצלחה.
פחות מועיל מבחינה שיווקית לשדר חסכון בכסף או "אנחנו כמו כולם".
החומרים הטבעיים, האמיתיים, ישדרו ללקוח יציבות ואמינות.
ועוד מספר טיפים:
לדאוג למקומות איחסון מספיקים המסתירים תיקיות וניירת.
יש להסתיר את הבלאגן, אבל מעט ניירת על השולחן תשדר דווקא עשיה.
ספרות מקצועית מומלץ לאחסן בספריה פתוחה. זה מרשים מאוד.
הרצפה – חיפוי של פרקט (אמיתי או למינציה) מתאים לכל מקצוע – גם משדר יוקרה וגם חמימות מזמינה. את הגוון מתאימים לתדמית וסגנון העיצוב.
ניתן להוסיף גם שטיח על חלק משטח הרצפה – מומלץ לשמור על גוונים בהירים ודוגמא קלה כדי לא להעמיס.
גם הקירות חשוב שיקבלו יחס – מומלץ קיר אחד שיהיה מרשים (אולי הקיר עם התעודות?) ניתן לצבוע באפקטים או להוסיף טפט לפי האופי.
אביזרים (אקססוריז) מוסיפים מאוד ברמת הקירבה ביננו לבין הלקוח. מאוד מומלץ!
החל מהכוסות בהן נגיש קפה, מה שמונח על השולחן ועד קישוטים ותמונות.
כל פרט בסביבת העבודה שלנו – נבחר בקפידה.
זה משפיע עלינו ועל הלקוחות ומהווה את השיווק הטוב ביותר.
גם חפצים בעלי משמעות אישית, המשקפים את האישיות שלנו והתחביבים שלנו יתרמו לתחושת השייכות שלנו וליכולת של הלקוח להזדהות ולחוש קרבה.
וזהו המפתח לעסקאות טובות ועבודה פוריה.
לסיכום:
ההשקעה בנוחות ונראות איזור העבודה תשפיע גם עלינו ועל תחושת הגאווה והשייכות שלנו, וגם על הלקוחות.
אז קדימה לעבודה!
*רוצים לראות את עיקרי המאמר בוידאו?
עסקתי בנושא בתכנית שלי ברדיו החברתי הראשון:
